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15 juin 2017

Comment IPFLEX passe du papier aux tablettes pour toutes ses activités

1 L’ENTREPRISE

 IPFLEX est un réseau d’agences spécialisées dans la réparation sur site de flexibles hydrauliques.  Les 10 techniciens peuvent intervenir immédiatement 24h/24 pour effectuer un diagnostic ou un dépannage.

L’entreprise est en phase de forte croissance et les dirigeants sont constamment à la recherche d’outils pour gagner en productivité, être plus réactifs et mieux servir les clients

Client PRODWEST mobilité

2  LA PROBLEMATIQUE

Les bons d’intervention rédigés sur papier étaient parfois mal lisibles et incomplets et devaient être resaisis dans le logiciel de gestion pour créer la facture, ce qui prenait beaucoup de temps.

De plus l’activité demande de prendre des photos avant et après interventions, pour servir de preuve. Il n’était pas simple de prendre puis d’associer ces photos aux rapports transmis aux clients.

Grâce à la société ProdWest qui nous a accompagnés dans ce projet nous avons mis en place une solution sur tablettes pour tous les salariés qui a remplacé très avantageusement la saisie papier et nous facilite la vie.

 

3 LA SOLUTION

Tous les techniciens ont une tablette Galaxy 7’’ avec plusieurs formulaires numériques crées avec Kizeo Forms et parfaitement adaptés à l’activité. Ils l’utilisent au quotidien en remplacement de leurs blocs papier. Pour les rapports d’intervention IPFLEX a maintenant un formulaire à la fois simple et complet qui intègre la description de l’intervention (saisie éventuellement vocale), la géolocalisation, la saisie des fournitures, du temps passé, des photos et de la signature du client.

Les rapports sont automatiquement envoyés par messagerie. Les données numérisées sont recueillies dans la base de données de Kizeo Forms.

Nous avons également des formulaires pour enregistrer les visites de prospection, effectuer des transferts de pièces entre agences, et même un formulaire pour les notes de frais qui sont envoyées directement au service comptable !

 

4 LES RESULTATS

 Les techniciens apprécient tous de travailler avec leur tablette. Les formulaires Kizeo Forms sont agréables à utiliser. Les rapports sont bien remplis et les clients apprécient. En plus grâce aux photos il y a beaucoup moins de litiges.

L’information circule mieux en interne et nous gérons bien-sûr moins de papier.

La prochaine étape est le lien direct entre Kizeo et Sage qui nous fera gagner encore plus de temps !

IPFLEX – Mathieu MAUPILIER Dirigeant

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